ใบเสร็จรับเงิน หรือใบรับ (Receipt) เป็นเอกสารหลักฐานที่แสดงถึงการที่ผู้ประกอบการรับเงินจากผู้จ่ายเงินซื้อสินค้าหรือบริการ ผู้ขาย หรือผู้ให้เช่าซื้อ มีหน้าที่ต้องออกใบเสร็จรับเงินนี้ให้กับผู้จ่ายเงินตามที่กฎหมายกำหนด โดยต้องมีหน้าที่ออกเอกสารใบรับเงินให้กับลูกค้า ไม่ว่าลูกค้าจะร้องขอหรือไม่ก็ตาม ปัจจุบันสามารถออกเอกสารใบรับในรูปแบบกระดาษ และในรูปแบบใบรับอิเล็กทรอนิกส์ (e-Receipt) ได้
ทั้งนี้ หากผู้ขาย หรือผู้ให้เช่าซื้อ ปฏิเสธไม่ดำเนินการออกเอกสารใบรับนี้ให้กับลูกค้าจะมีความผิดและต้องถูกลงโทษตามกฎหมายที่อ้างอิงความผิดตามมาตรา 127 ทวิ ตามประมวลกฎหมายรัษฎากร โดยต้องระวางโทษปรับไม่เกิน 500 บาท หรือจำคุกไม่เกิน 1 เดือน หรือทั้งจำทั้งปรับ ดังนั้นจะเห็นได้ว่า เอกสารใบรับนั้นมีความสำคัญและมีผลทางกฎหมาย ผู้เกี่ยวข้องจะต้องดำเนินการในส่วนที่ตนรับผิดชอบให้ครบถ้วนถูกต้อง แล้วถ้าเป็น e-Receipt จะมีข้อแตกต่างจากใบรับเงินแบบกระดาษอย่างไรบ้าง ไปดูกันเลย
ความแตกต่างระหว่างใบรับเงินอิเล็กทรอนิกส์ และใบรับเงินแบบกระดาษ
- ผู้ประกอบการที่สามารถออกเอกสารใบรับเงินอิเล็กทรอนิกส์ได้นั้นจะต้องเป็นผู้ที่ลงทะเบียนในระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt ของกรมสรรพากร ซึ่งจะแตกต่างจากการออกใบรับในรูปแบบกระดาษ เพราะการออกใบเสร็จรับเงินแบบกระดาษสามารถทำได้โดยที่ผู้ประกอบการไม่จำเป็นต้องลงทะเบียนในระบบดังกล่าว
- ลายเซ็นของผู้ประกอบการในใบรับอิเล็กทรอนิกส์จะต้องถูกลงนามในรูปแบบดิจิทัลเท่านั้น ซึ่งไม่สามารถมองเห็นได้ด้วยตาเปล่า จะต้องดูผ่านโปรแกรม PDF, XML หรืออื่น ๆ ในขณะที่ในใบรับเสร็จรับเงินแบบกระดาษนั้น ผู้ประกอบการสามารถใช้ปากกาลงนามจริงได้เลย
- ต้นฉบับของ e-Receipt จะถูกเก็บอยู่ในรูปแบบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ ส่วนต้นฉบับของ Receipt ธรรมดาแบบเดิมจะถูกเก็บอยู่ในรูปแบบของกระดาษ
- สำหรับใบรับเงินแบบกระดาษผู้ประกอบการจะต้องส่งให้กับลูกค้าด้วยตนเอง หรือต้องมีการส่งไปรษณีย์ แต่ใบรับเงินอิเล็กทรอนิกส์จะถูกนำส่งให้ลูกค้าผ่านระบบออนไลน์ อย่างการส่งผ่าน Email เป็นต้น
- ผู้ประกอบการที่ออกเอกสารใบรับอิเล็กทรอนิกส์จะต้องนำส่งไฟล์ XML ให้กับกรมสรรพากร ในขณะที่ผู้ประกอบการที่ออกเอกสารใบรับกระดาษไม่ต้องส่ง
5 ประโยชน์ของใบรับอิเล็กทรอนิกส์
ปัจจุบันผู้ประกอบการและลูกค้าเองก็มีความต้องการใช้ใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์กันเพิ่มมากขึ้น ด้วยข้อดีหลายประการ ดังนี้
- ให้ความสะดวกรวดเร็วแก่ผู้ใช้บริการ ผู้ประกอบการสามารถส่งมอบใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์ให้กับลูกค้าได้ทันทีหลังจากมีการซื้อขายสินค้าหรือบริการเรียบร้อยแล้ว ไม่ต้องเสียเวลาจัดส่งไปรษณีย์ หรือให้ลูกค้ามารับใบเสร็จรับเงินด้วยตัวเองที่ร้านอีกต่อไป
- เก็บไว้ใช้ได้ตลอดไม่ต้องกลัวหาย แต่เดิมถ้าเป็นใบเสร็จรับเงินในรูปแบบกระดาษ โอกาสที่ลูกค้าจะมีสิทธิ์ทำหายก็เป็นไปได้สูง และมีให้เห็นอยู่ตลอด แต่หากเปลี่ยนมาเป็น e-Receipt ก็สามารถเก็บไว้บนอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ของตนเอง และสามารถนำมาใช้ได้ทันทีที่ต้องการ
- ประหยัดค่าใช้จ่าย ช่วยลดค่าใช้จ่ายของผู้ประกอบการ ในด้านการพิมพ์และจัดส่งใบเสร็จรับเงินแบบกระดาษให้กับลูกค้า
- ช่วยลดโลกร้อนได้อีกหนึ่งช่องทาง เนื่องจาก e-Receipt ไม่จำเป็นต้องใช้กระดาษเพื่อพิมพ์ออกมา ดังนั้นจึงลดการใช้กระดาษ เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม และนอกจากจะช่วยลดการใช้กระดาษแล้ว ยังช่วยลดการใช้ทรัพยากรอื่น ๆ ในทุกกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับการจัดทำและจัดส่งใบรับแบบกระดาษด้วย
- ปลอดภัยและเชื่อถือได้ เนื่องจากใบรับเงินอิเล็กทรอนิกส์จะถูกออกได้โดยผู้ประกอบการที่ลงทะเบียนในระบบของกรมสรรพากรเท่านั้น อีกทั้งลายเซ็นดิจิทัลของผู้ประกอบการที่ใช้ในการลงนามก็จะถูกเข้ารหัสเพื่อป้องกันการเข้าถึงข้อมูลโดยบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาต ทำให้มั่นใจได้ว่า การใช้ใบรับอิเล็กทรอนิกส์นั้นจะมีความปลอดภัยและน่าเชื่อถือได้แน่นอน
จะเห็นได้ว่าใบรับเงินอิเล็กทรอนิกส์นั้นมีข้อดีมากมายเมื่อเทียบกับใบรับเงินในรูปแบบกระดาษ และที่สำคัญในปี 2567 นี้ รัฐบาลก็มีโครงการลดหย่อนภาษีที่ชื่อว่า Easy e-Receipt เพื่อให้ผู้มีรายได้ซึ่งเป็นบุคคลธรรมดา นำเอาใบกำกับภาษีและใบรับเงินอิเล็กทรอนิกส์ที่ซื้อสินค้าระหว่างช่วงเวลา 1 มกราคม ถึง 15 กุมภาพันธ์ 2567 นำมาขอลดหย่อนภาษี โดยเงื่อนไขการซื้อสินค้าที่สามารถเข้าร่วมโครงการได้นั้นเป็นไปตามที่กรมสรรพากรกำหนด ขอย้ำอีกครั้งว่าโครงการนี้ไม่สามารถใช้ใบเสร็จรับเงินในรูปแบบกระดาษในการขอลดหย่อนภาษีได้ อย่าลืมตรวจสอบเอกสารให้แน่ใจเพื่อไม่ให้พลาดสิทธิ์นี้ด้วยนะ